Wat waren de belangrijkste prioriteiten in 2024
Verbetering financiële functie
Wat is bereikt?
In 2024 zijn belangrijke stappen gezet om de financiële functie verder te verbeteren en structureel te borgen binnen de organisatie. De interne financiële keten krijgt steeds meer vorm, wat bijdraagt aan een efficiëntere en stabielere werkwijze. Daarnaast is het proces van de Jaarrekening 2023 succesvol afgerond, wat resulteerde in een betrouwbare financiële verantwoording.
Wat is gedaan?
Doorontwikkeling P&C-documenten
De Planning & Control-documenten zijn verder verbeterd, met duidelijke rapportages en een sterkere koppeling tussen beleid, financiën en verantwoording.
Versterking administratieve processen
De basis van de administratieve processen is verder geprofessionaliseerd door het clusteren van financieel administratieve medewerkers per domein en het versterken van de aansturing hiervan.
Decentralisatie van budgetbeheer
Het budgetbeheer is dichter bij de uitvoering belegd, waardoor de sturing is verbeterd en financieel beheer beter aansluit bij de praktijk.
Optimalisatie interne processen
Interne processen, zoals budgetbewaking, zijn verder gestandaardiseerd en planmatiger ingericht, waardoor de financiële organisatie toekomstbestendiger wordt.
Sturen op realisatie
Wat is bereikt?
In 2024 zijn diverse dashboards ontwikkeld en beschikbaar gesteld voor het management, waardoor er beter inzicht is in prestaties en financiële sturing. Intern is de samenwerking tussen disciplines, zoals financiën, HR en ICT, verder versterkt om de ontwikkeling en het onderhoud van deze dashboards te optimaliseren. Hierdoor kan de organisatie beter sturen op resultaten en tijdig bijsturen waar nodig. Daarnaast krijgt het werken met prognoses en de verantwoording over behaalde resultaten op alle niveaus steeds beter vorm. Dat draagt bij aan een effectievere en transparantere sturing.
Wat is gedaan?
Dashboards voor personeels- en bedrijfsvoeringgegevens
Een personeelskosten-dashboard biedt management en directie snel inzicht in de stand van de personeelsbudgetten. Daarnaast geeft een bedrijfsvoeringsdashboard inzicht in ziekteverzuim en het gebruik van het opleidingsbudget.
Verbetering prognoses en financiële sturing
De technische voorwaarden zijn gecreëerd om gerichtere prognoses op deelbudgetten mogelijk te maken, waardoor financiële sturing verder wordt verbeterd.
Analyse en actualisatie van de begroting
Er is gestart met een project om de begroting op detailniveau door te nemen, waarbij informatie per onderdeel wordt aangescherpt en geactualiseerd waar technisch nodig. Dit zorgt voor betere sturing en besluitvorming.
Digitaal en informatiegestuurd werken
Wat is bereikt?
In 2024 is de dienstverlening verder gedigitaliseerd en verbeterd. Inwoners en medewerkers kunnen daardoor sneller en efficiënter zaken kunnen afhandelen. Meer dan 40 processen zijn ondergebracht in het zaaksysteem, het gebruik van Verseon is drastisch afgenomen en het pre-depot voor digitaal te vernietigen informatie is in gebruik genomen. De invoering van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en de Wet open overheid (Woo) verloopt volgens planning, mede dankzij het uitstel van de wettelijke termijn. Ook is de online dienstverlening geoptimaliseerd door bijna alle PDF-formulieren op gouda.nl te vervangen door webformulieren met digitale afhandeling. Daarnaast wordt de publicatiewebsite open.gouda.nl gerealiseerd. Hiermee wordt de gemeente transparanter en inwoners krijgen beter toegang tot openbare documenten.
Wat is gedaan?
Uitrol van zaakgericht werken
Meer dan 40 processen zijn digitaal gemaakt en opgenomen in het zaaksysteem, wat leidt tot efficiëntere werkprocessen en betere dienstverlening.
Ontwikkeling en ontsluiting van data
Er zijn sturingsdashboards ontwikkeld om beter inzicht te krijgen in werkprocessen en prestaties. Daarnaast is het pre-depot in gebruik genomen, waardoor digitaal te vernietigen informatie zorgvuldig wordt beheerd.
Voltooiing van doorgeschoven projecten
Twee uitgestelde projecten uit 2023 zijn in 2024 afgerond: Microsoft SharePoint Online is archiefwaardig ingericht en de aanbesteding voor een nieuw sociaal intranet is succesvol afgerond.
Implementatie wetgeving en verbetering digitale toegankelijkheid
De invoering van de Wmebv en de Woo verloopt volgens planning. Het uitstel van de wettelijke termijn met een jaar geeft de projectgroep extra ruimte voor een zorgvuldige implementatie.
Versterking van het data-team
Het invullen van vacatures binnen het data-team nam meer tijd in beslag dan gepland. Daardoor zijn de doorontwikkeling en ontsluiting van data later gestart.
Strategische personeelsplanning
Wat is bereikt?
Het doel van strategische personeelsplanning is ervoor te zorgen dat de gemeente Gouda op het juiste moment beschikt over medewerkers met de juiste vaardigheden en talenten om de organisatiedoelen te bereiken. In 2023 is een pilot Strategische Personeelsplanning (SPP) uitgevoerd, die in 2024 breder is uitgerold. Daarnaast is op diverse manieren geïnvesteerd in talentontwikkeling, zodat medewerkers zich blijven ontwikkelen en optimaal worden ingezet. Gouda slaagt er goed in om de juiste talenten aan te trekken en te behouden. De doorstroom binnen de organisatie is bovengemiddeld ten opzichte van gemeenten van vergelijkbare grootte, wat bijdraagt aan een flexibele en wendbare organisatie.
Wat is gedaan?
Instemming en organisatiebrede uitrol
De Ondernemingsraad heeft ingestemd met de organisatiebrede uitrol van SPP waardoor het instrument nu breed wordt toegepast.
Voorlichting en implementatie bij leidinggevenden
Alle afdelingshoofden en teamleiders hebben voorlichting gekregen over het gebruik van het SPP-instrument, zodat elk afdelingshoofd SPP nu kan gaan inzetten.
Uitbreiding naar meer afdelingen
Naast de afdelingen die in 2023 deelnamen aan de pilot, zijn in 2024 diverse andere afdelingen gestart met SPP.
Ontwikkeling van leidinggevenden
Op managementniveau is extra aandacht besteed aan de verdere ontwikkeling van afdelingshoofden en teamleiders, zodat zij hun rol als leidinggevende nog beter kunnen invullen.
Gouden Waarden
Wat is bereikt?
De in 2022 ontwikkelde missie en Gouden Waarden worden dagelijks doorleefd op de werkvloer. Ze vormen een referentiekader voor het gedrag dat nodig is om zowel het dagelijkse werk uit te voeren als de maatschappelijke opgaven van de gemeente vorm te geven. Leiderschap speelt hierbij een sleutelrol: leidinggevenden tonen voorbeeldgedrag, stimuleren een open en inclusieve werkomgeving en geven richting aan de verdere verankering van de Gouden Waarden. Tegelijkertijd maken teams en medewerkers samen het verschil, door de waarden in de praktijk toe te passen en te vertalen naar hun werk.
Wat is gedaan?
Leiderschapsontwikkeling en voorbeeldgedrag
De Gouden Waarden vormen het fundament voor het MD- en leiderschapstraject. Directie, leidinggevenden en teamleiders dragen de missie en waarden actief uit en tonen voorbeeldgedrag, wat bevestigd is in het Gouds Medewerkers Onderzoek (GMO).
Versterking teamontwikkeling en persoonlijk leiderschap
Er is op diverse manieren aandacht besteed aan teamontwikkeling en de ontwikkeling van persoonlijk leiderschap bij individuele medewerkers. Dit draagt bij aan een sterke en samenwerkende organisatie.
Positieve resultaten uit medewerkersonderzoek
Het GMO laat zien dat de samenwerking binnen en tussen afdelingen goed scoort en dat de Gouden Waarden zichtbaar zijn in het gedrag van medewerkers.
Levend houden van de Gouden Waarden
De Gouden Waarden worden op diverse manieren actief onder de aandacht gebracht, onder andere door gedrag te labelen en het gesprek hierover te stimuleren.
Integratie in onboarding en nieuwe medewerkers
Nieuwe medewerkers maken via het onboardingprogramma kennis met de Gouden Waarden, zodat deze vanaf de start een herkenbare en integrale rol spelen in de organisatiecultuur.
Inclusie en diversiteit
Wat is bereikt?
De gemeente Gouda streeft naar een diverse en inclusieve organisatie, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. In 2024 lag de focus op het vergroten van de bewustwording rondom Diversiteit en Inclusie (D&I). Dit vormt een stevige basis om de stap te zetten naar (verdere) gedragsontwikkeling, het versterken van vaardigheden en uiteindelijk de volledige integratie van D&I in de bedrijfsvoering en bedrijfscultuur.
Wat is gedaan?
Visievorming en strategische kaders
Tijdens een kennissessie/werksessie heeft de directie gezamenlijk het waarom van Diversiteit en Inclusie (D&I) voor Gouda geformuleerd. Dit vormt de kapstok voor de verdere integratie van D&I binnen de organisatie. Daarnaast heeft de directie kaders vastgesteld voor leidinggevenden om, naast detachering via Promen, ook medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt direct in dienst te kunnen nemen.
D&I-bewustwording via dialoog en evenementen
Er zijn Gouden Dialogen georganiseerd rond Internationale Vrouwendag en het slavernijverleden van Gouda. Daarnaast vond een gezamenlijke Iftar plaats in het bedrijfsrestaurant en was er tijdens de Week van Toegankelijkheid aandacht voor een inclusieve en toegankelijke werkomgeving.
Vergroten van zichtbaarheid en inclusieve symbolen
De introductie van de Goudse Pride keycord werd positief ontvangen. Binnen korte tijd zijn meer dan 500 keycords opgehaald. Dit blijft, naast de rode Goudse keycord, als optie beschikbaar voor (nieuwe) medewerkers.
Kennisdeling en training rond inclusie
In het kader van leren van en met elkaar zijn diverse activiteiten georganiseerd, waaronder een lezing over generaties op de werkvloer, een masterclass over gender en seksualiteit, een workshop over inclusieve dialoog en e-learnings via het digitale leerplatform.
Inclusie en veiligheid in het Gouds Medewerkers Onderzoek (GMO)
In het GMO is aandacht besteed aan sociale en fysieke veiligheid en jezelf kunnen zijn. Ruim 90% van de medewerkers gaf aan zichzelf te kunnen zijn op het werk, terwijl 91,7% zich sociaal veilig voelt en 85,9% zich (bijna) altijd fysiek veilig voelt in het Huis van de Stad.
Passende inrichting
Wat is bereikt?
In 2024 is verder gewerkt aan een robuuste en toekomstbestendige inrichting van de organisatie. De overgang naar teamleiders is afgerond. Hiermee is de aansturing dichter bij de medewerkers georganiseerd en hebben teamleiders leidinggevende bevoegdheden gekregen om hun rol goed in te vullen. Ook is een leiderschapstraject uitgevoerd om de teamleiders goed toe te rusten. Dit geeft afdelingshoofden meer ruimte voor strategische en tactische taken.
Daarnaast is een verbetertraject gestart voor de aanpak van risicovolle projecten. Dit traject richt zich op betere sturing en grip op complexe projecten, met als eerste stap de aanstelling van een projectleider die dit proces coördineert.
Verder is de Regionale Werkorganisatie Sociaal Domein (RWO) per 1 januari 2025 overgegaan naar een gemeenschappelijke regeling. Dit betekent dat de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas nu gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de inkoop en contractering van zorg. Het jaar 2024 stond in het teken van de overgang en het inregelen van deze nieuwe samenwerking.
Wat is gedaan?
Overgang naar teamleiders afgerond
De overgang van coördinatoren naar teamleiders is voltooid. Teamleiders staan dichter bij de medewerkers en hebben leidinggevende bevoegdheden gekregen. Hierdoor krijgen afdelingshoofden meer ruimte voor strategische en tactische taken.
Start verbetertraject risicovolle projecten
In 2024 is een verbetertraject gestart om meer grip te krijgen op risicovolle projecten. Een projectleider is aangesteld om de sturing en beheersing van deze projecten te verbeteren.
RWO overgegaan naar gemeenschappelijke regeling
De Regionale Werkorganisatie Sociaal Domein (RWO) is per 1 januari 2025 overgegaan naar een gemeenschappelijke regeling. Het jaar stond in het teken van de implementatie en borging van de nieuwe samenwerking tussen de betrokken gemeenten.Doorontwikkeling opdrachtgericht samenwerken In 2024 is verder gewerkt aan het versterken van opdrachtgericht samenwerken binnen de organisatie. Er is meer aandacht gekomen voor heldere opdrachtformuleringen, een duidelijke rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en het expliciet maken van verwachtingen. Dit draagt bij aan betere samenwerking en uitvoering van opgaven.
Gerichte sturing op externe inhuur
Er is verder ingezet op het terugdringen van externe inhuur. Dit gebeurde onder andere door monitoring en analyse van structurele inhuur en het omzetten van tijdelijke inhuur naar vaste formatie. De externe inhuur is gedaald met 5%.
Rechtmatigheid
Wat is bereikt?
In 2024 is door het college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven over het voorgaande boekjaar. De afwijkingen bleven binnen de door de raad gestelde kaders. In 2024 is verder gewerkt aan het versterken van de inrichting, uitvoering en borging van de rechtmatigheidsverantwoording.
Wat is gedaan?
Verantwoording bij Jaarrekening 2023. De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen als bijlage bij de jaarrekening. Afwijkingen boven de rapporteringsgrens zijn toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering.
Evaluatie en verbeteracties. De totstandkoming van de verantwoording over 2023 is geëvalueerd met interne betrokkenen en de accountant, en vertaald naar concrete verbeteracties.
Uitvoering auditplan 2024. Het interne auditplan 2024 is vastgesteld door het college en volgens planning uitgevoerd.
Actualisatie normenkader. Het normenkader met wet- en regelgeving is geactualiseerd en vastgesteld door de raad.
Harmonisatie financiële verordening. De financiële verordening is aangepast in lijn met de landelijke Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV.